Informacje na temat RODO w ifm ecolink Sp. z o.o. w Opolu
Szanowni Państwo,
cały nasz zespół docenia zaufanie i fakt, że powierzyliście nam swoje dane osobowe. Do ochrony danych osobowych przykładamy dużą wagę, dlatego też w tym dokumencie znajdziecie Państwo wszystkie informacje dotyczące przetwarzania Waszych danych osobowych zgodnie z art.13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 (RODO) oraz o przysługujących Państwu prawach z tym związanych.
Administratorem Państwa danych osobowych (ADO) jest ifm ecolink sp. z o. o., ul. Północna 6, 45-805 Opole, (KRS: 0000393934, NIP: 6342793521, REGON: 242632586) (dalej jako „ADO”).
We wszelkich sprawach dotyczących przetwarzania Państwa danych osobowych można kontaktować się z nami:
− listownie na adres firmy podany powyżej,
− mailowo na adres: ecolink.iod@ifm.com
Dla lepszego kontaktu Państwa z nami, powołaliśmy Inspektora ochrony danych w osobie p. Bożeny Krawczuk dostępnego pod adresem: ecolink.iod@ifm.com
Będziemy starali się odpowiadać na Państwa pytania, możliwie jak najszybciej. Zawsze jednak udzielimy odpowiedzi nie później niż w ciągu 7 dni, chyba, że problem okaże się bardziej złożony wtedy udzielimy odpowiedzi w ciągu 30 dni. Pragniemy Państwa poinformować, iż stosujemy wymagane aktualnymi przepisami o ochronie danych osobowych środki organizacyjne, techniczne i prawne zapobiegające nieuprawnionemu pozyskiwaniu i modyfikowaniu przez osoby nieupoważnione waszych danych osobowych, przetwarzanych przez Administratora w każdej formie, zwłaszcza tych przesyłanych do nas drogą elektroniczną.
1. Dane osobowe
Z definicji dane osobowe oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”), którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie takiego identyfikatora jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy, wizerunek.
2. Cel przetwarzania danych osobowych
Państwa dane osobowe będą przetwarzane :
- w celach wynikających z działalności firmy, a szczegółowo opisanych w odrębnych klauzulach.
Przetwarzamy dane osobowe na mocy upoważnienia wynikającego z obowiązujących przepisów ( art.6 ust. 1.c RODO), w zakresie niezbędnym do wykonania naszych działań, realizacji umowy. Oczywiście podanie przez Państwa danych osobowych w celu jest zawsze dobrowolne, jednak brak tych danych, uniemożliwi nam działanie. Państwa dane osobowe będziemy mogli również przetwarzać bez Waszej zgody, gdy będzie to podyktowane naszym prawnie uzasadnionym interesem np. w celu dochodzenia roszczeń, zapewnienia bezpieczeństwa informatycznego, czy dla celu monitoringu wizyjnego.
3. Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych.
Niniejsza Polityka odzwierciedla podejście Administratora Państwa danych do zapewnienia najwyższej staranności w zakresie ochrony prawa do prywatności i działania zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności przepisami:
1/ Rozporządzenia Ogólnego Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE,
2/ Ustawa o rachunkowości z dn. 29.09. 1994 (Dz.U. z 2019 r. poz. 351)
Podstawą przetwarzania poszczególnych kategorii danych zgodnie z RODO są:
- art.6 ust.1 lit.a RODO - wyrażona przez Państwa zgoda,
- art.6 ust.1 lit.b RODO - zawarcie i możliwości realizacja łączącej nas umowy,
- art.6 ust.1 lit.c RODO - realizacja obowiązku prawnego jaki ciąży na ADO wynikający z prawa Unii lub prawa polskiego,
- art.6 ust.1 lit.f RODO - realizacja prawnie uzasadnionego interesu ADO,
- art.9 ust.2 lit.a RODO osoba, której dane dotyczą, wyraziła wyraźną zgodę na przetwarzanie tych danych osobowych,
4. Okres przechowywania danych osobowych.
Informujemy, że Administrator Państwa danych przetwarza je zgodnie z przyjętą polityką retencyjną, tylko i wyłącznie do czasu istnienia podstawy do ich przetwarzania:
- dla kategorii danych, których przetwarzanie wynika z mocy prawa, zgodnie z dedykowanymi przepisami,
- w przypadku przetwarzania danych w celu realizacji zawartej między nami umowy dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do zrealizowania i rozliczenia umowy, chyba że przepisy stanowią inaczej np. dla celów rozliczeń podatkowych,
- w przypadku przetwarzania Państwa danych osobowych dla realizacji naszych uzasadnionych interesów, będziemy je przetwarzali do czasu istnienia tego interesu a dla monitoringu do 3 miesięcy
- jeżeli podstawą przetwarzania danych osobowych była Państwa zgoda, przetwarzanie danych będzie realizowane do momentu złożenia przez Państwa oświadczenia o wycofaniu zgody na przetwarzanie danych osobowych w celu, którego dotyczyła zgoda. Jednak pomimo wycofania zgody, będziemy mogli przetwarzać Państwa dane osobowe, jeśli uprawniać nas będzie do tego powszechnie obowiązujące prawo (np. w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń),
5. Prawa osoby, której dane dotyczą.
W związku z przetwarzaniem przez nas Państwa danych osobowych, przysługują Wam liczne uprawnienia, w szczególności należą do nich:
5.1. Prawo żądania dostępu do danych osobowych
W każdym czasie możecie Państwo żądać informacji o tym jakie dane osobowe są przez nas przetwarzane oraz w jakim celu przetwarzamy. Możecie również żądać informacji o tym jakim podmiotom powierzyliśmy do przetwarzania wasze dane osobowe i jak długo będziemy je przetwarzać.
Możesz Państwo również od nas żądać wydania kopii przetwarzanych przez nas danych osobowych. Pierwsza kopia takich danych jest zawsze darmowa. W przypadku, gdy zwrócicie się Państwo o wydanie kolejnej możemy za jej wydanie naliczyć symboliczną opłatę pokrywającą koszty administracyjne związane z jej wydaniem. Jeżeli żądanie wydania kopii danych osobowych nastąpi przy pomocy komunikacji drogą elektroniczną i nie będzie zawierać żądania wydania kopii w innej formie, wówczas kopię tych danych otrzymacie Państwo również drogą elektroniczną.
W sytuacji gdy wydanie kopii Państwa danych osobowych nie będzie mogło odbyć się bez ujawnienia danych osobowych innych osób, poinformujemy Państwa o braku możliwości wydania takiej kopii.
5.2. Prawo żądania sprostowania danych osobowych.
W przypadku gdy Państwa dane osobowe są Waszym zdaniem nieprawidłowe, niekompletne czy nieaktualne możecie się do nas zwrócić z żądaniem ich sprostowania lub ich uzupełnienia.
5.3. Prawo żądania usunięcia danych osobowych
W każdym momencie możecie Państwo od nas zażądać usunięcia swoich danych osobowych, gdy:
a/ dane te nie są już niezbędne do realizacji celów, w których zostały zebrane, lub w inny sposób przetwarzane,
b/ gdy stwierdzicie, że przetwarzamy wasze dane osobowe niezgodnie z prawem i zostanie to prawnie uzasadnione,
c/ dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w prawie Unii Europejskiej lub prawie polskim,
d/ wycofacie Państwo zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych, a ich przetwarzanie realizowane było właśnie na podstawie tej zgody.
We wszystkich tych przypadkach, Państwa dane osobowe zostaną przez nas usunięte bez zbędnej zwłoki. Niemniej jednak żądanie nie zostanie spełnione w przypadku:
a/ gdy dalsze przetwarzanie Państwa danych osobowych będzie niezbędne abyśmy mogli się wywiązać z ciążącego na nas prawnego obowiązku wynikającego z prawa UE lub prawa polskiego,
b/ gdy dalsze przetwarzanie Państwa danych realizować będzie nasz prawnie uzasadniony cel, dla ustalenia lub dochodzenia roszczeń,
5.4. Prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych.
Przez ograniczenie przetwarzania danych osobowych należy rozumieć takie ich oznaczenie w systemach przetwarzania, które pozwoli na ograniczenie ich przetwarzania w przyszłości.
Z żądaniem ograniczenia przetwarzania danych osobowych możecie Państwo wystąpić gdy:
a) kwestionujecie prawidłowość danych osobowych – na okres pozwalający Administratorowi sprawdzić prawidłowość tych danych;
b) waszym zdaniem przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a wy sprzeciwiacie się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania;
c) Administrator nie potrzebuje już waszych danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne wam a więc osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
d) wnieśliście sprzeciw na mocy art. 21 ust. 1 RODO wobec przetwarzania – do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie Administratora są nadrzędne wobec podstaw waszego sprzeciwu .
Jeżeli prawo do przetwarzania zostało ograniczone, Administrator może tylko takie dane przechowywać. Inny rodzaj przetwarzania może być realizowany wyłącznie za Państwa zgodą, lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii lub państwa członkowskiego.
Przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych, zawsze was o tym poinformujemy.
5.5. Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych.
Gdy Państwa dane osobowe będą przez nas przetwarzane do celów wynikających z naszych prawnie uzasadnionych interesów będziecie mogli wnieść sprzeciw wobec ich przetwarzania. W takim przypadku zaprzestaniemy ich przetwarzania, chyba że wykażemy podstawy do ich dalszego przetwarzania w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, bądź gdy wykażemy, że nasz interes w przetwarzaniu Państwa danych jest nadrzędny wobec waszego uprawnienia.
5.6. Prawo żądania przeniesienia danych osobowych
W przypadku gdy będziemy Państwa dane osobowe przetwarzać w sposób zautomatyzowany, na podstawie waszej zgody, bądź w związku z wykonywaniem zawartej między nami umowy, będziecie mogli żądać od nas otrzymania swoich danych w ustrukturyzowanej formie, w powszechnie używanym formacie pliku elektronicznego (np. Excel), tak abyście mogli te dane przenieść do innego podmiotu. Będziecie również Państwo mogli żądać przekazania takiego pliku wskazanemu przez was innemu niż my administratorowi danych osobowych.
5.7. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego.
W każdym czasie gdy uznacie Państwo, że przetwarzanie przez nas waszych danych osobowych narusza wasze prawa lub z innych powodów jest niezgodne z prawem polskim lub prawem Unii Europejskiej, macie prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
5.8. Zgłaszanie i obsługa praw osób fizycznych
1. Żądania osób fizycznych w zakresie realizacji praw wskazanych Rozporządzeniu mogą być kierowane do Administratora:
a) drogą pisemną na adres ul. Północna 6 45-805 Opole
b) drogą mailową na adres: ecolink.iod@ifm.com
2. Zgłoszenie żądania osoby fizycznej w zakresie realizacji praw winno zawierać:
a) dane dot. osoby fizycznej: imię, nazwisko, której zgłoszenie dotyczy oraz osoby zgłaszającej,
b) opis zgłaszanego żądania wraz ze wskazaniem ewentualnych zastrzeżeń,
c) podpis osoby zgłaszającej żądanie w przypadku zgłoszeń pisemnych,
d) pełnomocnictwo jeśli w imieniu zgłaszającego żądanie działa pełnomocnik,
e) informacje o preferowanej formie odpowiedzi, jeżeli kanał odpowiedzi ma być inny niż zgłoszone żądanie.
3. Przed realizacją zgłoszenia żądania Administrator może poprosić osobę fizyczną, której dane dotyczą o zweryfikowanie jej tożsamości.
4. Administrator wdrożył środki organizacyjne i techniczne zapewniające realizację ww. praw, aby bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie jednego miesiąca od otrzymania żądania osoby fizycznej, móc zrealizować żądania osób fizycznych. W przypadku skomplikowanego żądania lub znacznej liczby zgłoszonych żądań, Administrator, w terminie jednego miesiąca od otrzymania żądania osoby fizycznej, poinformuje osobę fizyczną, której dane dotyczą, o przedłużeniu terminu o maksymalnie kolejne dwa miesiące wraz z podaniem przyczyn opóźnienia.
5. W przypadku, gdy żądanie osoby fizycznej nie może zostać uwzględnione Administrator poinformuje osobę fizyczną w ww. terminach o odmowie realizacji żądania wraz z podaniem przyczyn.
6. Czynności Administratora podejmowane w odpowiedzi na zgłoszone żądania są wolne od opłat. Wyjątkowo – w przypadku, gdy żądania osoby fizycznej są ewidentnie nadmierne – Administrator ma prawo pobrać opłatę w wysokości uwzględniającej koszty udzielenia odpowiedzi.
7. Administrator informuje, iż w niektórych przypadkach, nawet w przypadku realizacji prawa do usunięcia danych, w celach ewidencyjnych lub sfinalizowania zgłoszenia żądania, zachowa określone informacje, które zostały zainicjowane przed zgłoszeniem określonego żądania.
6. Odbiorcy lub kategorie odbiorców danych osobowych.
Przetwarzanie Państwa danych osobowych może zostać powierzone innym podmiotom. Powierzenie takiego przetwarzania podmiotom współpracującym następuje zawsze na podstawie pisemnej umowy. Powierzenie przetwarzania danych oznacza, że podmioty trzecie uzyskają dostęp do Państwa danych, ale wyłącznie w celu ich przetwarzania w naszym imieniu i w zakresie celów przez nas określonych. Podmioty te nie będą przetwarzać Państwa danych osobowych dla realizacji swoich celów.
Dla zrealizowania Państwa zamówienia, zawartej między nami umowy, czy prawnie uzasadnionego interesu Administratora Państwa dane osobowe mogą być powierzone w szczególności następującym podmiotom lub kategoriom podmiotów:
1. podmiotom świadczącym usługi pocztowe i kurierskie,
2. podmiotom świadczącym usługi hostingowe na naszą rzecz,
3. podmiotom świadczącym usługi rachunkowo-księgowe i prawne na naszą rzecz,
4. podmiotom świadczącym na naszą rzecz usługi informatyczne.
5. organom władzy publicznej oraz podmiotom wykonującym zadania publiczne lub działającym na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa.
7. Spółce matce - ifm electronic GmbH i innym firmom z grupy kapitałowej.
Państwa dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
7. Profilowanie
W ramach prowadzonej przez nas działalności nie dokonujemy profilowania, o którym mowa w art. 4 pkt 4 RODO, to znaczy, że nie przetwarzamy Państwa danych osobowych w sposób zautomatyzowany poprzez wykorzystanie Państwa danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych (np. do oceny preferencji, zainteresowań, lokalizacji, itp.).
8. Postanowienia końcowe.
Administrator danych osobowych stosuje zabezpieczenia zapewniające ochronę danych przed utratą, niewłaściwym wykorzystaniem i modyfikacją. Administrator danych osobowych zobowiązuje się chronić wszelkie Państwa dane zgodnie z normami ochrony bezpieczeństwa z zachowaniem poufności i wytycznych RODO .
Cel przetwarzania, zakres i czas przetwarzania są szczegółowo omówione w dedykowanej klauzuli. Informacyjnej.